Artículos

Planificando los Proyectos de Recursos Humanos

Cada vez que comienza un año, los ejecutivos de RRHH se ven enfrentados a una difícil tarea, donde normalmente deben enfrentar exigentes metas con recursos muchas veces escasos.

A pesar que no existe una fórmula mágica que nos permita, por anticipado, saber si tendremos éxito en todos los proyectos que queremos realizar y las metas que queremos cumplir, existe una herramienta que cada vez se utiliza más en la práctica cotidiana de las áreas de Recursos Humanos, la planificación anual.

Esta herramienta consiste en realizar un ejercicio, a principios de año donde participen todos los actores claves del área.

El primer paso consta de una reunión donde el Gerente explicite todas las metas que se quieren alcanzar en el año.

Posteriormente, el equipo de primera línea de RRHH, decide en conjunto los proyectos a desarrollar que le permitirán alcanzar las metas propuestas y el responsable de cada proyecto.

Una tercera etapa incluye desarrollar con mayor profundidad cada uno de los proyecto, definiendo: alcances, presupuestos, tiempo, actividades y recursos humanos involucrados. Es recomendable definir pequeños entregables que sean pequeñas metas que el equipo pueda verlas como próximas y alcanzables. Considere además que las personas siempre tienden a subestimar el tiempo, costo y dificultad de las tareas

Una vez diseñado los proyectos, se debe definir los KPI (key performance indicators) que nos permitirán medir el avance del proyecto. Estos indicadores tienen 3 grandes áreas: alcance (que incluye lo que se espera del entregable y su calidad), costo y tiempo. La batería de indicadores de proyectos a elegir deberá ser simple de conseguir y entender (los indicadores difíciles de conseguir, poco entendibles y difíciles de calcular son poco útiles).

Además se debe fijar la meta esperada para cada uno de los indicadores. En esta etapa también se pueden definir ciertos bonos e incentivos, los que son muy recomendables en proyectos específicos, extensos y de importancia para la empresa.

La última etapa, normalmente la más larga, es la relacionada al seguimiento de las actividades. La planificación no tiene ninguna utilidad si sólo queda guardada en el escritorio de la gerencia y se utiliza a final de año para evaluar a las personas y “pasar la cuenta”; esta planificación debe ser revisada y ajustada durante el transcurso del proyecto, la planificación debe ser un “documento vivo”.

En la práctica, nuestra recomendación es utilizar 3 poderosas herramientas en el seguimiento: Reuniones periódicas (semanales o bisemanales), cuadros de avance de los KPI reales y presupuestados del proyecto, y finalmente, planes de acción para ir solucionando contingencias que nos alejen de las metas.

Como dijimos, la planificación no asegura el éxito, pero lo hace mucho más probable.

Felipe D`Acuña V.

Jefe de Asesoría en Desarrollo Organizacional

Verbum Consultores